Специалист-эксперт отдела юридического и кадрового обеспечения деятельности

• Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов
• Осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов
• Регистрирует входящие документы
• Подготавливает входящие документы для рассмотрения директором Учреждения
• Организует доставку, направление посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД) документов исполнителям
• Ведет базу данных документов Учреждения, журналы регистрации корреспонденции
• Осуществляет обработку и отправку исходящих документов
• Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения Учреждения документов текущего делопроизводства
• Контролирует исполнение документов в Учреждении
• Разрабатывает номенклатуру дел Учреждения
• Проверяет правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения
• Формирует дела
• Контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела
• Проверяет сроки хранения документов, составляет протоколы работы экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов Учреждения по подготовке документов к хранению, акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих длительному хранению
• Осуществляет подготовку и передачу дел на хранение в архив
• Осуществляет организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Учреждения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Учреждении в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Учреждении
• Участвует в согласовании документа в Учреждении путем визирования текста документа либо с использованием СЭД
• Заверяет копии исходящих документов Учреждения, за исключением правоустанавливающих документов, финансовых документов, документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения
• Направляет зарегистрированные приказы Учреждения посредством СЭД работникам Учреждения в соответствии с указателем рассылки
• Осуществляет хранение, использование и уничтожение документов и других материальных носителей информации ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования"
• Оперативно выполняет поручения и задачи, поставленные директором Учреждения, начальником отдела, в том числе посредством СЭД
• Выполняет требования нормативных документов по сохранению конфиденциальной информации
• Соблюдает профессиональную этику
• Участвует в мероприятиях по предупреждению и противодействию коррупции

Образование: высшее профессиональное

Стаж работы в сфере организационного и документационного обеспечения деятельности не менее 1 года.

Кандидат должен знать: 

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов
• основы организации труда
• правила эксплуатации вычислительной техники
• основы трудового законодательства
• правила охраны труда и пожарной безопасности, законодательство о противодействии коррупции
• порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
• современные технологии автоматизированной обработки информации
• компьютерные программы для ведения делопроизводства
• правила защиты информации
• правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
• типовые сроки исполнения документов
• назначение и технологию текущего и предупредительного контроля
• правила документационного обеспечения деятельности
• виды документов, их назначение
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
• систему электронного документооборота Правительства Москвы
• правила и сроки отправки исходящих документов
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления
• правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов Учреждения
• порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов Учреждения
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов Учреждения
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
• правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
• правила передачи дел в архив
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности правила внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности в Учреждении
• этику делового общения и правила ведения переговоров