Секретарь руководителя

2. 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. 2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2. 3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2. 4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

2. 5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

2. 6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2. 7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2. 8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2. 9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2. 10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2. 11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2. 12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

2. 13  Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т. д. )

2. 14 Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

2. 15  Прием и отправка корреспонденции с регистрацией  в журналах.

2. 16  Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

2. 17  Участие в общих собраниях и совещаниях;

2. 18 Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

доставка до офиса транспортом предприятия

Секретарь обязан знать:

- Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

- Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

- Правила ведения делопроизводства;

- Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

- Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

- Основы организации трудовых процессов;

- Этику, основы делового общения и стиля, в т. ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т. п. ;

-  Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т. д. . );