Ведущий эксперт протокольного отдела управления делопроизводства и организационной работы

1) выполнять копировальные работы с печатных оригиналов документов структурных подразделений аппарата администрации Костромской области в соответствии с заявками на копировальные работы, подписанными начальником управления, заместителем начальника управления, начальником отдела;

2) осуществлять своевременное тиражирование копий законов Костромской области, правовых актов губернатора Костромской области и администрации Костромской области, договоров (соглашений), протоколов, поручений губернатора Костромской области в соответствии со списками рассылки;

3) вести учет выполненных копировальных работ в специальном журнале;

4) еженедельно проводить анализ объема выполненных копировальных работ, расхода бумаги, готовить отчеты начальнику отдела;

5) осуществлять сканирование договоров (соглашений) администрации Костромской области;

6) печатать на подлинных экземплярах правовых актов Костромской области:

дату принятия и регистрационный номер;

список и дату рассылки;

7) осуществлять подготовку копий правовых актов Костромской области, размещенных в базе данных системы электронного документооборота «Организационно-распорядительные документы», для заверения по заявкам исполнительных органов государственной власти Костромской области, структурных подразделений аппарата администрации Костромской области;

8) осуществлять техническую обработку дел управления для сдачи в архив администрации Костромской области;

9) осуществлять ведение делопроизводства начальника управления, в том числе:

ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции управления;

учет и регистрацию исходящих документов;

ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов, сканирование и прикрепление к электронным карточкам документов электронных образов отчетов об исполнении резолюций на документах и документов, поступивших в управление;

внесение резолюций в систему электронного документооборота, данных начальником управления по входящей корреспонденции, в том числе по обращениям граждан, и сведений о ходе рассмотрения обращений граждан в раздел «Обращения граждан» системы электронного документооборота;

организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

подготовку проектов служебных писем за подписью начальника управления и других документов;

10) осуществлять анализ сроков согласования проектов постановлений и распоряжений администрации Костромской области;

11) осуществлять протоколирование совещаний при начальнике управления;

12) вести табель учета использования рабочего времени сотрудниками управления и представлять его в управление государственной службы и кадровой работы администрации Костромской области;

13) разрабатывать предложения по совершенствованию работы в установленной сфере деятельности и вносить их начальнику управления;

14) осуществлять доставку корреспонденции управления в структурные подразделения аппарата администрации Костромской области;

15) в качестве резервного сотрудника участвовать в доставке корреспонденции губернатора Костромской области, администрации Костромской области в Костромскую областную Думу, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Костромской области, прокуратуру Костромской области;

16) своевременно направлять заявки на профилактический осмотр и ремонт копировальной техники;

17) участвовать в подготовке, организации и проведении мероприятий, проводимых управлением;

18) исполнять поручения начальника управления, заместителя начальника управления, начальника отдела, данные в пределах их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации и Костромской области.

К ведущему эксперту предъявляются следующие требования к профессиональным знаниям и умениям:

1) ведущий эксперт должен знать: Конституцию Российской Федерации, Устав Костромской области, федеральные конституционные законы, федеральные законы, трудовое законодательство, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Костромской области, постановления и распоряжения губернатора Костромской области, постановления и распоряжения администрации Костромской области, иные нормативные правовые акты применительно к исполнению своих должностных обязанностей; Правила внутреннего трудового распорядка администрации Костромской области; задачи и функции, стоящие перед администрацией Костромской области; порядок подготовки, согласования и принятия нормативных правовых актов Костромской области; правила документооборота и работы со служебной информацией; правила делового этикета; основы информационного и документационного обеспечения деятельности администрации Костромской области; аппаратное и программное обеспечение; возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности; системы взаимодействия с гражданами и организациями; учетные системы, обеспечивающие поддержку выполнения государственными органами основных задач и функций; системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота; информационно-аналитические системы, обеспечивающие сбор, обработку, хранение и анализ данных; системы управления электронными архивами, правила и нормы охраны труда;

2) ведущий эксперт должен уметь применять знания в области организационного, информационного, документационного обеспечения деятельности: ведения служебного документооборота; исполнения служебных документов; систематизации и подготовки информационных материалов, проектов документов по профилю деятельности; формирования и ведения автоматизированных информационно-справочных банков данных; технического обеспечения деятельности начальника управления (машинописные, копировальные работы, заполнение заявок и др. ); организации личного труда и эффективного планирования рабочего времени; составления документов аналитического, делового и справочно-информационного характера; делового и профессионального общения; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера; работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе информационно-телекоммуникационной сетью «Интернет»; управления электронной почтой; работы в текстовом редакторе; работы с электронными таблицами; подготовки презентаций; использования графических объектов в электронных документах; работы с базами данных; работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями; работы с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных; работы с системами управления электронными архивами; работы с системами информационной безопасности, применения правил и норм охраны труда.