Делопроизводитель канцелярии

1. Принимает и регистрирует поступающую корреспонденцию, направляет ее на рассмотрение и подпись начальнику, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям, следит за сроками исполнения, производит снятие документов с контроля после их исполнения.

2. Отвечает за сохранность доверенной служебной документации и государственной тайны, неразглашение содержания и назначения получаемой документации и корреспонденции.

3. Своевременно принимает и передает информацию по электронной почте, своевременно доводит до адресата информацию, полученную по каналам связи.

4. Обеспечивает своевременное получение, доставку и сохранность при перевозке служебной документации и корреспонденции, предназначенной для  ОВО.

5. Принимает документы на подпись, проверяет на соответствие нормативным требованиям и корректность содержания.

6. Ведет регистрацию и учет приказов начальника и осуществляет ознакомление заинтересованных лиц.

7. Ежегодно составляет номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел и утверждает ее в Управлении.

8. Обеспечивает в соответствии с требованиями приказа Росгвардии формирование, ведение, хранение номенклатурных дел. Ведет учет архивных дел, отвечает за сроки исполнения и порядок их хранения, а по истечении этих сроков организовывает уничтожение документов.

9. Составляет необходимую служебную документацию, подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

10. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

11. Готовит по мере необходимости информационно-аналитические справки по делопроизводству.

12. Уведомляет сотрудников и работников о времени и месте проведения совещания при начальнике.

13. Организовывает прием граждан руководящим и командным составом, содействует оперативности рассмотрения обращений и предложений, обеспечивает ведение документации по данному направлению. Организует работу по осуществлению приема, регистрации, учета, рассмотрения, подготовку и направление ответов, анализ и контроль за поступающими обращениями от граждан и организаций, а также осуществление личного приема граждан руководящим составом.

14. Ведет подшивку документации в дела, зарегистрированные в номенклатуре дел, а также иных дел, образующихся в Филиале.

15. Отвечает за хранение должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников и работников Филиала.

16. Назначается секретарем различных комиссий.

17. Соблюдает трудовую дисциплину, требования пропускного и внутриобъектового режима, установленного в Филиале.

18. Ведет корректное обращение с гражданами, с сотрудниками, в том числе по телефонной связи.

19. Выполняет распоряжения начальника не связанные с должностными обязанностями обусловленные служебной необходимостью.

20. Информирует контрагентов об имеющейся дебиторской и кредиторской задолженности с 20 по 25 число каждого месяца путем обзвона.

Отсутствие судимостей у себя и близких родственников (родители, родные братья, сестры, дети), опыт работы. Наличие сертификата вакцинации от COVID-2019.