Заведующий канцелярией

- перенаправление телефонных звонков руководству и работникам учреждения;

- встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и работниками учреждения;

- прием и передача документов посетителей руководству  и работникам учреждения;

- разработка номенклатуры дел;

- проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед формированием в дело для последующего хранения;

- ведение базы данных документов учреждения;

- обработка и отправка исходящих документов;

- организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в структурые подразделения документов текущего делопроизводства;

- подготовка и передача дел в архив;

- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями и работниками;

- информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- разработка инструкции по делопроизводству;

- составление проектов распорядительных и информационно-справочных документов;

- контроль исполнения документов, поручений и решений руководителя;

- подготовка отчетов.      

Знание:

- нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения учреждения;

- правовых основ управления;

- правил создания и ведения баз данных служебных документов;

- правил взаимодействия с вышестоящими органами и организациями, со средствами массовой информации;

- порядка формирования, оформления, хранения дел.