Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника Советского ТУ ДОАВ.

Принимает поступающую на рассмотрение директора МКУ Центр Советского района и начальника Советского ТУ ДОАВ (далее – руководителей) корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации Советского ТУ ДОАВ через систему СААД «Дело».

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителей.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителей.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителям на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров начальника Советского ТУ ДОАВ, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителей составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками МКУ Центр Советского района изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, взятых на контроль.

Обеспечивает рабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие их эффективной работе.

Печатает по указанию руководителей служебные материалы, необходимые для их работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Выполняет иные обязанности по поручению руководителей.

Стессоустойчивость, обучаемость, знание компьютерных программ.