Ведущий специалист

- осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа;

- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составление и соблюдением графиков очередных отпусков;

-          выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам;

- систематизирует и хранит документы текущего архива. Подготавливает и сдает в городской архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

- обеспечивает своевременное составление необходимых документов, информации и справок по запросам организаций в сфере физической культуры, администрации города и департамента молодежной политики и спорта КО;

-       выполняет работу по комплектованию учреждения кадрами. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала учреждения и его подразделений;

-       создаёт реестр муниципальных служащих и перечень должностей муниципальной службы для формирования резерва муниципальных служащих;

-          участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

-         анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

-       своевременно оформляет прием, перевод и увольнение работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдает правила хранения и заполнения трудовых книжек, подготавливает документы для установления льгот и компенсаций;

-       оформляет пенсии работникам и другой установленной документации по кадрам, а также вносит соответствующую информацию в банк данных о персонале учреждения;

- ведет военный учет сотрудников учреждения, вносит соответствующие записи в личные карточки сотрудников, предоставляет соответствующую информацию и отчетность в городской военкомат;

-организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация);

- принимает документы на подпись начальнику управления и личные заявления работников;

- организует прием посетителей, проявляя к ним тактичность и внимание, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс, телефакс и др. );

-выполняет отдельные служебные поручения своего вышестоящего руководителя

Свободно владеть основными программными продуктами (текстовыми редакторами и электронными таблицами), уметь пользоваться правовыми базами данных, эффективно использовать Интернет; иметь навыки по использованию копировальной техники, средств факсимильной связи; навыками и практическим опытом анализа и обобщения информации; владения приемами межличностных отношений; формирования эффективного взаимодействия в коллективе; организации деятельности курируемых структурных подразделений по выполнению планов; владеть основами этики, правилами делового общения; основами делопроизводства.