Специалист группы документационного обеспечения

• Вести прием, учет и регистрацию поступающей в Общество входящей корреспонденции от физических и юридических лиц.
• Вести прием, учет и регистрацию исходящей корреспонденцию Общества.
• Сканировать и размещать в электронном журнале регистрации входящие (исходящие)  документы.
• Передавать поступающую (входящую) документацию на рассмотрение руководителя управления.
• Вести учет поступивших обращений по направлениям, видам работ, повторных и коллективных обращений граждан.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
• Формировать корреспонденцию в почтовые отправления.
• Ежедневно вести реестр отправленных писем.
• Осуществлять доставку документов в сторонние организации.
• Обеспечивать сохранность документов.
• Ежедневно вести реестр доставленной в сторонние организации корреспонденции.
• Ежедневно докладывать руководителю управления о выполнении поручений по доставке корреспонденции либо о причинах, препятствующих выполнению.
• Ежемесячно предоставлять руководителю управления отчет об использовании почтовых марок и конвертов.
• Своевременно информировать руководителя управления о необходимости закупа почтовых марок и конвертов, а также необходимости пополнения денежными средствами авансовой книжки для отправки корреспонденции, проездного билета.
• Выполнять отдельные служебные поручения    руководителя управления.

Докладывать руководителю управления о всех выявленных в пределах своей компетенции нарушениях.

Специалист должен знать: нормативно-правовые документы,   осуществляющие регулирование в сфере документоведения,   требования локальных нормативных актов Общества к организации документооборота и оформлению документов;   правила орфографии и пунктуации; требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила оформления деловых писем с использованием типовых форм; правила внутреннего трудового распорядка Общества; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности в Обществе, структуру и руководящий состав Общества и его подразделений, правила эксплуатации вычислительной техники, правила пользования приемно-переговорными устройствами; правила обработки и отправки почтовой корреспонденции; тарифы на пересылку писем (простых, заказных, с описью вложения и т. д. ); сроки обработки и отправки почты.

Exel, Word.