Офис-менеджер

 Осуществляет ведение телефонных переговоров, фиксация (при необходимости) полученной информации, передача адресату.

Осуществляет прием, регистрацию, ведение и обработку входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, почтовых отправлений (e-mail, Rex, факс, почта России, DHL) с контрагентами, территориальными органами и ОСП Предприятия; внесение в 1С, регистрация, распределение поступившей документации по принадлежности. Ознакомление генерального директора Предприятия, доведение до сведения исполнителя.

 Осуществляет прием документов на подпись генерального директора Предприятия, проверку корректности и комплектности документов. Вносит корректировки в документы, при необходимости.

  Вносит резолюции генерального директора Предприятия в системе электронного документооборота (СЭД) «1C» (входящая и внутренняя корреспонденция, служебные записки).

1. 5.           Обеспечивает рабочее место генерального директора Предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.   Составляет и печатает письма по поручению генерального директора (с контрагентами, ФСИН России).

 Осуществляет формирование и отправку почтовой корреспонденции.

 Формирует описи почтовых отправлений, реестров отправок.

  Осуществляет составление, корректировку, регистрацию, подписание у генерального директора, учет приказов предприятия, доведение до сведения работников. Взаимодействует с ОСП при подготовке проектов приказов. Регистрацию приказов по предприятию осуществляет в течении 1 рабочего дня с момента поступления.

  Осуществляет учет и хранение документов, печатей предприятия, контроль движения и перемещения.

  Оформляет список адресов для рассылки поздравлений в адрес руководителей организаций-партнеров.

  Осуществляет обеспечение встреч, обслуживание гостей генерального директора Предприятия.

 Участвует в организации корпоративных мероприятий.

  Выполняет личные поручения генерального директора Предприятия.

 Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и сдачу в установленные сроки в архив Предприятия.

 Осуществляет заказ, приемку, распределение и учет воды бутилированной, приобретение чая, кофе, сахара по необходимости.

Организует и ведет архивное хранение приказов по организации Предприятия, деловой переписки.

Соблюдает нормы этики делового общения.

 Выполняет иные поручения непосредственного руководителя.

  Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. , проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, цены, системы скидок).

  Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

  Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

Высшее образование. Знание программы 1С, электронный документооборот. Умение работать с оргтехникой и офисными программами. Опыт работы в делопроизводстве, архиве от 3 лет. Внимательность, аккуратность, грамотная речь, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость.