Секретарь руководителя

3. 1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3. 1. 1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.

3. 1. 2. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя.

3. 1. 4.  В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:

1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;

2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;

4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;

5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

7) производит подготовку документов к поездке руководителя;

8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;

3. 1. 5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:

3. 1. 6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

3. 1. 7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

1) производит документальное оформление решений руководителя;

2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

3) производит координацию деятельности по исполнению решений руководителя;

4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;

6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

3. 1. 8.  В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

3. 1. 9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;

2) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;

3. 1. 10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:

1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;

3) выполняет размножение служебных документов;

4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

3. 1. 11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:

1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;

4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

5)выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;

6) выполняет ведение информационно-справочной работы;

7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;

3. 1. 12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:

1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;

2) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;

3. 1. 13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:

1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

5)производит формирование и использование баз данных в организации;

3. 1. 14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;

2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;

3. 1. 15.  В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

Официальное оформление по ТК РФ

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:

1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;

2) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

3)  знание программы (СЭД) Дело.