Главный специалист отдела по обеспечению деятельности аппарата Губернатора области и Правительства области, исполнительных органов государственной власти области

-регистрация входящей и исходящей документации в системе электронного документооборота «Дело»;

-проведение работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя ИОГВ и их заместителей;

-прием поступающей на рассмотрение руководителя ИОГВ корреспонденции, передача её, в соответствии с принятым решением, в управления (отделы) или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке отчетов;

-прием документов и личных заявлений на подпись руководителю ИОГВ и его заместителей;

-подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя ИОГВ и его заместителей;

-отслеживание своевременного рассмотрения и представления исполнителями документов, передаваемых руководителю ИОГВ на подпись, обеспечение их качественного редактирования;

-организация проведения телефонных переговоров руководителя ИОГВ и его заместителей, запись в их отсутствие полученной информации и доведение до их сведения ее содержания;

-передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, электронной почте), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения информации, полученной по каналам связи;

-по поручению руководителя ИОГВ и его заместителей составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;

-организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем ИОГВ и его заместителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

-осуществление контроля за исполнением работниками ИОГВ изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя ИОГВ и его заместителей, взятых на контроль;

-прием, регистрация и организация хранения и обеспечения сохранности документов, законченных делопроизводством, и поступивших в архив ИОГВ;

-разработка и составление общей номенклатуры дел ИОГВ, проверка правильности их формирования и оформления при передаче в архив;

-в соответствии с действующим законодательством шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета;

-подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

-осуществление контроля за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

-участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;

-обеспечение рабочего места руководителя ИОГВ и его заместителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

-копирование документов на копировальном аппарате; организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

-соблюдение конфиденциальности информации ИОГВ;

-отправка исходящей корреспонденции;

-взаимодействие с органами и организациями связи по приему и отправке корреспонденции;

-участие в разработке и реализации планов работы ИОГВ;

-рассмотрение поступающих обращений, устных и письменных жалоб и предложений от граждан и организаций в пределах компетенции;

-постоянное повышение профессиональной квалификации, систематическое изучение законодательной базы, необходимой для служебной деятельности;

-при необходимости по заданию руководителя ИОГВ и его заместителей выполняет другие обязанности

Уверенный пользователь ПК