Делопроизводитель

- выполнять различные операции с применением компьютерной техники и оргтехники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;  

- подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- проводить прием и первичную обработку входящих документов;

- подготавливать входящие документы для рассмотрения директором Центра;

- регистрировать входящие документы;

- организовывать доставку документов исполнителям;

- вести базы данных документов организации;

- вести информационно-справочную работу;

- обрабатывать и отправлять исходящие документы;

- организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в отделы Центра документов текущего делопроизводства;

- контролировать исполнение документов в сроки, указанные директором Центра;

- проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;

- обеспечивать сохранность проходящей служебной документации;

- отправлять исполненную документацию по адресатам;

- осуществлять консультирование государственных учреждениях дополнительного образования в сфере культуры и искусства по общим вопросам;

- проверять сроки хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;

- разрабатывать номенклатуру дел организации;

- проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

- формулировать заголовки дел и определение сроков их хранения;

- формировать дела;

- контролировать правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела;

- согласовывать с директором Центра времени планируемых действий;

- согласовывать с директором Центра телефонные переговоры, встречи, мероприятия;

- записывать в отсутствие директора Центра полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание;

- передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- информировать директора Центра о регламенте намеченных мероприятий;

- вести базу телефонных контактов директора Центра;

- перенаправлять отдельные телефонные звонки заместителям директора Центра, сотрудникам Центра;

- организовывать личный прием посетителей директора Центра;

- организовывать прием деловых встреч с директором Центра;

- устанавливать порядок приема для различных категорий посетителей Центра;

- вести журнал предварительной записи на прием к директору Центра;

- оказывать содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников Центра;

- организовывать обслуживание директора Центра и его деловых партнеров;

- проводить сервировку чайного (кофейного) стола в Центре;

- вести протоколы заседаний, совещаний, собраний;

- принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходу приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора Центра.

коммуникабельность, дисциплинированность, стрессоустойчивость