Помощник руководителя

1. Обеспечивает информационную и организационную поддержку административно-распорядительной    деятельности начальника.    

2. Ведет делопроизводство, собирает, обрабатывает и представляет информацию при подготовке и принятии решений начальнику.                                                    

3. Принимает документы на подпись.

4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника.

5. Следит    за    рассмотрением    и      представлением    на    подпись начальнику документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность их оформления.      

6.   Организует            проведение            телефонных            переговоров начальника, записывает в его отсутствие  полученную  информацию и  доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает  информацию  по  приемно-переговорным  устройствам,     электронной почте, а также системы электронного документооборота (далее -СЭДу).      

7. По поручению начальника составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.      

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени и месте  проведения,   повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.      

9. Осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений, а также      за    соблюдением      сроков    выполнения    указаний    и    поручений начальника, находящихся на контроле.      

10. Своевременно осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации и корреспонденции. Ведет контроль за соблюдением сроков исполнения документов.       11. Обеспечивает рабочее место начальника  необходимыми      средствами        организационной    техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.      

12.   Готовит      служебные      документы, необходимые      для    работы начальника, рассылает их по средствам электронной почты и СЭДа адресатам или исполнителям.

13. Организует прием посетителей

14. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и сдает в архив.

15. Копирует документы на ксероксе.

16. Принимает поступающую на рассмотрение начальника корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

17. Принимает и регистрирует документы и личные заявления на подпись начальника.

18. Принимает и отправляет посредством Почты России входящую и исходящую корреспонденцию.

19. По поручению начальника относит и забирает документы в приёмной министерства 

- законы    и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, касающиеся деятельности учреждения и ведения делопроизводства;

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения и ведения делопроизводства;

- структуру учреждения;

-основы делопроизводства;

- руководящий состав учреждения;

- организацию и методы делопроизводства, оформления и обработки документов на компьютере, навыки работы в СЭДе;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефоном);

- правила составления деловых писем с использованием типовых форм и инструкции по делопроизводству учреждения;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- технологию ведения контроля исполнения поручений начальника базы;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- справочные правовые системы;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации.