Секретарь руководителя

1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.

2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.

3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.

4. Ведение электронной базы документов. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.

5. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.

6. Участие в описи документов.

7. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.

8. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.

9. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.

10. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.

11. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.

12. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.

13. Помощь руководителю в организации приема посетителей.

14. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.

15. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.

16. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.

17. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.

18. Помощь в переводе необходимой деловой документации.

Требования  к  секретарю – средне-специальное или оконченное высшее образование. Опыт работы в аналогичной сфере от 1 года. Навыки ведения деловой переписки. Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook) и офисной техники (принтер, сканер).   Умение работать с большим объемом информации и самостоятельно организовать свою работу. Опрятный внешний вид, офисный дресс-код. Личные качества: доброжелательность, желание помогать коллегам в решении вопросов, позитивный взгляд на жизнь, нацеленность на результат, ответственность, высокая скорость работы, внимательность к деталям, умение налаживать рабочие отношения со смежными отделами.