Секретарь канцелярии

Секретарь канцелярии исполняет следующие обязанности:

Документационное обеспечение деятельности организации.

Организация работы с документами:

-прием и первичная обработка входящих документов;

-предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

-подготовка входящих документов для рассмотрения директором института;

-регистрация входящих документов;

-организация доставки документов исполнителем;

-ведение базы данных документов института;

-ведение информационно-справочной работы;

-обработка и отправка исходящих документов;

-организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-контроль исполнения документов в институте.

Организация текущего хранения документов:

-разработка номенклатуры для института;

-проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

-формирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

-формирование дел;

-контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Организация телефонных переговоров директора института:

-ведение базы телефонных контактов директора;

-соединение директора института с конкретными абонентами;

-подготовка материалов для телефонных переговоров директора института;

-регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;

-перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям директора института, другим сотрудникам;

-получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

-установление контакта с собеседником, поддержание иразвитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

Организация работы с  посетителями в приемной директора института:

-организация личного приема посетителей директора института;

-установление порядка приема для различных категорий посетителей;

-ведение журнала предварительной записи на прием;

-регистрация посетителей;

-содействие  оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников института;

-организация приема деловых партнеров;

-сервировка чайного (кофейного) стола;

-принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора института.

Иметь справку об отсутствии судимости

Секретарь канцелярии должен знать:

-Законодательство РФ, постановления и решения Правительства РФ в области образования и науки и органов управления образованием, касающиеся вопросов исполнения документов в соответствии с государственными стандартами по делопроизводству;

-положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

-правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

-технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

-правила деловой переписки;

-государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

-основы этики;

-правила делового общения.