Главный специалист протокольного отдела управления делопроизводства и организационной работы

1)          исполнять должностные обязанности в соответствии с настоящей должностной инструкцией;

2)          соблюдать правила внутреннего трудового распорядка  администрации Костромской области;

3)          своевременно и качественно исполнять поручения соответствующих руководителей, данные в пределах их полномочий;

4)          участвовать в разработке предложений по направлениям деятельности отдела;

5) вести делопроизводство начальника управления, в том числе:

вести журнал входящей и исходящей корреспонденции управления;

вести учет и регистрацию исходящих документов;

осуществлять ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов, сканирование и прикрепление к электронным карточкам документов электронных образов отчетов об исполнении резолюций на документах и документов, поступивших в управление;

организовывать справочно-информационные работы по вопросам прохождения и исполнения документов,

подготавливать сводки об исполненных и находящихся на исполнении документах;

подготавливать проекты служебных писем и других документов за подписью начальника управления;

6) осуществлять протоколирование совещаний, в том числе при начальнике управления;

7)  выполнять копировальные работы с печатных оригиналов документов подразделений администрации Костромской области в соответствии с заявками на копировальные работы, подписанными начальником управления, заместителем начальника управления, начальником отдела;

8) вести учет выполненных копировальных работ в специальном журнале;

9)  еженедельно проводить анализ объема выполненных копировальных работ, расхода бумаги, готовить отчеты начальнику отдела;

10)  сканировать договоры (соглашения) администрации Костромской области;

11) готовить копии правовых актов Костромской области, размещенных в базе данных « Организационно-распорядительные документы» системы электронного документооборота, для заверения по заявкам исполнительных органов Костромской области, подразделений администрации Костромской области;

12)  проводить техническую обработку дел управления для сдачи в архив администрации Костромской области;

13)  осуществлять лингвистическую проработку проектов постановлений, распоряжений губернатора Костромской области, администрации Костромской области, законопроектов Костромской области, протоколов совещаний, заседаний при губернаторе Костромской области, отдельных поручений губернатора Костромской области;

14)  осуществлять контроль за правильностью технического оформления проектов постановлений, распоряжений губернатора Костромской области, администрации Костромской области, договоров (соглашений) Костромской области, проектов протоколов коллегий, совещаний при губернаторе Костромской области, отдельных поручений губернатора Костромской области в соответствии с требованиями Регламента администрации Костромской области, Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области;

15)  оформлять на служебных бланках постановления, распоряжения губернатора Костромской области, администрации Костромской области;

16)  принимать участие в протоколировании заседаний и совещаний при губернаторе Костромской области, доработке проектов протоколов с заинтересованными исполнительными органами Костромской области, государственными органами, подразделениями администрации Костромской области, согласовании протоколов;

17)  вести табель учета использования рабочего времени сотрудниками управления и представлять его в управление государственной службы и кадровой работы администрации Костромской области;

18) участвовать в подготовке, организации и проведении мероприятий, проводимых отделом, управлением;

19)  соблюдать порядок обработки информации ограниченного доступа.

К главному специалисту предъявляются следующие требования к профессиональным знаниям и умениям:

1) главный специалист должен знать:

Конституцию Российской Федерации, Устав Костромской области, трудовое законодательство,

нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

структуру организации, руководство структурных подразделений;

современные информационные технологии работы с документами;

порядок работы с документами;

схемы документооборота;

системы скоростного письма;

правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

типовые сроки исполнения документов;

принципы работы со сроковой картотекой;

назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;

правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

правила документационного обеспечения деятельности организации;

виды документов, их назначение;

требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;

правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

системы электронного документооборота;

правила и сроки отправки исходящих документов;

виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;

правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;

правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;

правила передачи дел в архив организации;

требования охраны труда;

2) главный специалист должен уметь:

работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

пользоваться базами данных, в том числе удаленно;

пользоваться справочно-правовыми системами;

пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

применять правила русского языка;

применять навыки скоростного письма;

организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

формировать документы в дела с учетом их специфики;

систематизировать документы внутри дела;

обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

производить хронологическо-структурную систематизацию дел;

осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения;

составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;

пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;

работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;

применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами