Специалист административной поддержки/Помощник главного бухгалтера

Ключевая роль: внутренний сервис-менеджемент всех процессов с документацией, включая организацию нескольких систем с «0» (это 60% задач).

Остальные 40% - создание максимально комфортного офисного пространства, инфрастуктуры и логистики между направлениями.

Мы рассмотрим кандидатов с разным набором компетенций и сильными сторонами. Иными словами, если вы Гуру Аккуратности и Внимательности и можете отформатировать договор с поставщиком вслепую одной левой, но никогда не администрировали сервисы Google - мы рассмотрим вашу кандидатуру при условии вашей высокой мотивации.

Структура задач выглядит следующим образом.

Документация:

-    Разрабатывать/составлять документы: гарантийные письма, письма поддержки, помощи, акты (иногда нужно создать что-то новое под потребности организации, не шаблонное)

-    Вести протоколы мероприятий (например, протокола встречи с Правлением)

-    Работать с on-line документами: сканирование большого объема  документов на облако, систематизация и хранение

-    Работать с off-line документами: разработать систему хранения всей бумажной документации в офисе (например, приказы, договоры): затем реализация/поддержка/корректировка, чтобы это эта система работала и была удобна

-    Координировать курьеров: например отправлять/получать корреспонденцию

-    Вводить данные по километражу из путевых листов в Excel

-    Помогать готовить отчётность

-    Запрашивать сверки с контрагентами

-    Работать с 1С: вести прием и списание расходных материалов со склада, проводить банковские выписки

-    Оформлять платежные поручения и работать в банк-клиенте

-    Оформлять командировки: организовать билеты/проживание + вся сопровождающая документация (авансовые отчеты)

-    Работать с документацией (приказы, инструкции, проведение обучения) по ГО/ЧС и пожарной безопасности

-    Всегда могут возникать дополнительные задачи от главного бухгалтера и директора

Офисное пространство:

-   Создать, а потом поддерживать максимальную функциональность и комфорт офисного пространства

-   Заказывать/принимать: вода, канцелярия, расходники для оргтехники, помощь медицинской команде в координации их доставок

-  Взаимодействовать с системным администратором: администрирование сервисов Google, работа софта и оборудования

-    Составление графика уборки и координация клинингового сервиса

-    Участие в инвентаризации медицинского склада (раз в сезон)

Условия:

- Оформление отношений в соответствии с Трудовым Кодексом РФ; - Команда очень крутых профессионалов, которые собрались вместе чтобы развивать новое, невероятно нужное направление медицины в России для Санкт-Петербурга. С нами иногда сложно, но очень интересно. Мы вдохновляем.

 Этапы отбора на позицию администратор:

1)    Отбор по сопроводительному письму и резюме

2)    Тестовое задание: состоит из 4х частей, выполнение занимает час. Тестовое высылается тем, чье сопроводительное письмо отвечает нашим требованиям

3)    Видео-интервью по Google Meet

4)    Очное интервью в нашем офисе

Критичные soft-skills:

1)   навык работы с большим объёмом новой неоднородной информации: это значит вы способны работать с несколькими документами/задачами параллельно, не теряя в качестве

2)   устойчивая любовь к постоянному потоку нестандартных задач: если есть новая задача, вы просто берете и делаете ее до тех пор, пока результат не будет достигнут

3)   высокий навык коммуникации: например, вы знаете что такое конструктивно-ориентированный диалог и знаете, что такое «активное слушание»

4)   Критичные hard-skills: - у вас был опыт административной/документальной работы от 1 года (минимум) - вы на ты со всеми программами Windows ОС и сервисов Google Workspace - вы относительно быстро печатаете, умеете форматировать тексты, создавать простые презентации/таблицы и легко осваиваете новые приложения

Факторы, на которые мы обратим внимание (не критичные): знание 1С 8, банк-клиент, административный опыт в частном медицинском учреждении