Делопроизводитель

1. Своевременно и точно исполняет поручения технического директора ПТП Георгиевское и отвечает за результаты своей работы.

2. Осуществление работы по организационному обеспечению административно-распорядительной деятельности технического директора ПТП.

3. Разработка инструкции по ведению делопроизводства в ПТП, организации их внедрения.

4. Осуществление методического руководства делопроизводством в подразделениях ПТП

5. Прием и первичная обработка входящих документов

6 Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

7 Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

8 Регистрация входящих документов

9 Организация доставки документов исполнителям

10 Ведение базы данных документов организации

11 Ведение информационно-справочной работы

12 выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений

13. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя ПТП.

14. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

15. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

16. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.                  

17. Осуществляет контроль за исполнением работниками ПТП изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

18. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

19. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

20. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников ПТП.

21 Разработка номенклатуры дел организации

22 Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

23 Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

24 Формирование дел

25 Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

26 Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

27 Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

28 Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

29 Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

30 Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

31 Передача дел в архив организации

32. Копирует документы на персональном ксероксе.

33. Соблюдение норм и правил по ОТ при работе на ПК и копировальном оборудовании.

34. Осуществляет работу в системе электронного документооборота «Enterprise Office Solution for SharePoint».

35.   Обеспечивает своевременность и правильность оформления отчетов по обращениям граждан в действующей системе электронного документооборота (СЭД «Дело»).

36. Ведет табель учета рабочего времени работников структурных подразделений: «Общее руководство» и «Общее делопроизводство».

37. Осуществляет иные функции и полномочия в соответствии с задачами и функциями, предусмотренными положением о структурном подразделении общего делопроизводства, другими организационно-распорядительными документами предприятия, поручениями технического директора ПТП Георгиевское

Вакансия временная. На период декретного отпуска основного работника.