Секретарь руководителя
Вакансия "Секретарь руководителя"
Полная занятость, полный рабочий день
Астраханская область
г. Астрахань
Обязанности
3. 1. Исполняет качественно, в установленный срок и в полном объеме устные и письменные приказы, распоряжения директора Учреждения. Обеспечивает учет, хранение документации, статистических данных.
3. 2. Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения;
3. 3. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, регистрирует и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответа;
3. 4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;
3. 5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора Учреждения;
3. 6. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора Учреждения;
3. 7. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору Учреждения на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;
3. 8. Осуществляет регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений, служебных записок;
3. 9. Организует проведение телефонных переговоров директора Учреждения, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно - переговорным устройствам (телефаксу, телексу и др. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию полученную по каналам связи;
3. 10. По поручению руководства Учреждения составляет запросы, проекты распорядительных документов (приказы, распоряжения, и др. ), подготавливает ответы авторам писем;
3. 11. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
3. 12. Осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства Учреждения, взятых на контроль;
3. 13. Обеспечивает рабочее место директора Учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
3. 14. Ведет картотеку учета происхождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
3. 15. Отправляет исполненную корреспонденцию по адресатам, в том числе по электронной почте,
3. 16. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый поиск;
3. 17. Формирует дела в соответствии в утвержденной Номенклатурой дел, обеспечивает сохранность, в установленные сроки сдает в архив Учреждения;
3. 18. Обеспечивает сохранность служебной документации;
3. 19. Принимает и передает документы по факсимильной связи и электронной почте, выполняет копировальные работы;
3. 20. Соблюдает трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка, правила по охране труда, техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии;
3. 21. Сообщает представителю работодателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.
3. 22. Соблюдает требования антикоррупционного законодательства Российской Федерации.
Общие требования
Секретарь руководителя должен иметь навыки:
- работы в соответствующей сфере деятельности, практического применения нормативных правовых актов, организации обеспечения выполнения задач, квалифицированного планирования работы, анализа и организации работы по эффективному в государственными органами, структурными подразделениями Учреждения, подготовки заключений, отзывов, рецензий и других документов (справок, информационных записок, проектов приказов, поручений, писем, ответов на поступающие запросы и другую корреспонденцию);
- навыки в области информационно-компьютерных технологий: уверенные навыки работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работа с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет, работа в операционной системе, использование электронного документооборота и электронной почты, работа в текстовом редакторе, работа с электронными таблицами, подготовка презентаций, использование графических объектов в электронных документах, работа с базами данных; специальные навыки работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями, работы с системами межведомственного взаимодействия, работы с системами управления государственными информационными ресурсами, работы с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных, работы с системами управления электронными архивами;
Требования к образованию
Опыт работы
Похожие вакансии
ПАО "ТНС ЭНЕРГО РОСТОВ-НА-ДОНУ"