Офис-менеджер

- Административная поддержка офиса и - руководителя;

- Ведение делопроизводства (документооборота):

- Регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

- Организация приема посетителей и телефонных звонков;

- Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;

- Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ;

- Организация встреч, совещаний, переговоров;

- Заполнение заявок на забор, доставку, отправку и перевозку грузов в транспортных и курьерских компаниях;

- Организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т. д. ;

- Участие в организации корпоративных мероприятий;

- Выполнение обязанностей кассира;

- Работа в "1С":

- Заполнение исходящих первичных документов;

- Своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;

- Проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;

- Своевременное внесение полученных документов в учетную систему;

- Оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;

- Оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;

- Подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования для главного бухгалтера компании;

- Контроль над правильностью документооборота;

- Формирование комплектов документации;

- Учет, хранение и передача в архив бумажных оригиналов первички;

- Подготовка и участие в инвентаризации на предприятии, оформление итогов ревизии;

- Выполнение поручений руководства.

- Знать законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;

- Знать налоговые, бухгалтерские и финансовые законы; Знать внутренние документы компании;

- Знать нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;

- Знать правила работы и уметь работать в 1С, Знать базы данных, сервисы передачи отчетности и электронных счетов-фактур;

- Знать Правила хранения документов и правила ведения архива;

- Уметь вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

- Составлять, систематизировать и актуализировать базу покупателей товаров и услуг;

- Поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;

- Предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;

- Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями налогового,   трудового, архивного законодательства Российской Федерации;

- Уметь работать с заявками в транспортные компании;

- Уметь работать в кассовых программах.