Администратор (офис-менеджер)

Электронный документооборот. Прием и регистрация корреспонденции, обеспечение контроля исполнения.

Основные обязанности:

- принимать поступающую на регистрацию, и на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

-  принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

-  подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

- организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по телефаксу, телефону, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию;

- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- копировать документы на копировальных аппаратах;

- осуществлять контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

- осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;

- обеспечивать контроль над сохранностью материальных ценностей;

- принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

- рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводить необходимые организационно-технические мероприятия;

- осуществлять контроль над соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения;

- обеспечивать чистоту и порядок в помещении;

- контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены;

- информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

- обеспечивать исполнение работниками указаний руководства;

Возможность внутреннего совмещения

Резюме направлять по адресу: info@jaguar49. ru.

Прием соискателей с 10. 00 до 12. 00 по приглашению.

Уверенное владение русским языком, стандартным пакетом офисного ПО, оргтехникой. Уверенное владение ПО "1С-Документооборот" обязательно.