Секретарь руководителя

Секретарь:

  2. 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. 2. Принимает:поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; – документы и личные заявления на подпись руководителя.

2. 3. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2. 4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2. 5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2. 6. Организовывает: – проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание; – прием посетителей.

2. 7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

2. 8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2. 9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2. 10. Осуществляет контроль над исполнением работниками МБУ ДО Тоцкая ДЮСШ, изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2. 11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2. 12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2. 13. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2. 14. Копирует документы на копировальном аппарате.

2. 15. Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.

1. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование и соответствующий опыт работы.

1. Секретарь в своей деятельности руководствуется: – действующими нормативно-техническими документами; – уставом организации, локальными нормативными актами организации; – настоящей должностной инструкцией.

1. Секретарь должен знать: – постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; – правила эксплуатации вычислительной техники; – правила делового общения; – правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; – правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой; – правила организации и ведения делопроизводства; – правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; – основы этики, эстетики и делового этикета; – основы административного права и законодательства о труде; – структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; – архивное дело; – машинопись; – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;