Секретарь руководителя

2. 1.   Трудовые функции секретаря руководителя:   

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Регистрация поступающих телефонных звонков

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

2. 1. 1. 2. Организация работы с посетителями организации

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

Ведение журнала записи посетителей

Учет посетителей и оформление пропусков

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

Организация и бронирование переговорных комнат

2. 1. 2. 1. Организация работы с документами:

- Прием и первичная обработка входящих документов

- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

- Регистрация входящих документов

- Ведение базы данных документов организации

- Обработка и отправка исходящих документов

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

2. 1. 2. 2. Организация текущего хранения документов:

- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

- Формирование дел

- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

2. 1. 2. 3. Организация обработки дел для последующего хранения:

- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Передача дел в архив организации

2. 1. 3. 7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

- Документальное оформление решений руководителя

- Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

- Координация и деятельности по исполнению решений руководителя

- Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

- Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

- Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

- Фиксация исполнения поручений

- Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

2. 1. 3. 8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

- Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее: высшее образование – бакалавриат

или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

или Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена

или Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

Требования к опыту практической работы:  Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.