Заместитель начальника управления - начальника архивного отдела управления делами

Обеспечивать выполнение специалистами отдела возложенных на них функций.

Обеспечивать конфиденциальность работы специалистов отдела со служебными документами, организовывать работу по обработке персональных данных в соответствии с требованиями законодательства.

Осуществлять подготовку текущих планов работы отдела, предложений для квартальных планов работы администрации города Тамбова.

Осуществлять подготовку и внесение в установленном порядке проектов правовых актов в пределах полномочий управления.

Обеспечивать прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на хранение в архив.

Обеспечивать сохранность, учет и использование архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

Проводить в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, находящихся на хранении в архиве, по результатам проведения которой осуществлять подготовку итоговых документов.

Осуществлять разработку, уточнение списка источников комплектования архива, обеспечивать согласование с экспертно-проверочной комиссией министерства культуры Тамбовской области (далее - экспертно-проверочная комиссия) для направления на утверждение главе администрации города Тамбова Тамбовской области.

Обеспечивать разработку описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, положения об экспертных комиссиях, номенклатуры дел органов местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органов администрации города Тамбова, муниципальных учреждений и предприятий для предоставления экспертно-проверочной комиссии с целью утверждения и согласования.

Обеспечивать оформление основных и вспомогательных учетных документов, в том числе по фондам, относящимся к государственной форме собственности.

Организовывать работу по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным документам, баз данных, справочников о составе документов, использованию автоматизированных технологий обработки и поиска документной информации.

Осуществлять контроль за использованием архивных документов, находящихся на хранении в архиве.

Координировать работу по реализации Федерального закона от 27. 07. 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в части полномочий отдела.

Осуществляет предоставление муниципальных услуг в соответствии с действующим законодательством:

- исполняет запросы юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;

- предоставляет архивную информацию пользователям в читальном зале архива.

Осуществлять заверение архивных выписок и копий архивных документов, подписание архивныхсправок в целях исполнения требований Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов».

Осуществлять контроль за размещением и актуализизацией сведений о предоставляемых муниципальных услугах в информационной системе «Реестр государственных и муниципальных услуг Тамбовской области» в части полномочий отдела.

Осуществлять контроль за заполнением форм статистического наблюдения в региональной информационной аналитической системе и государственной аналитической системе «Управление».

Обеспечивать предоставление документов для использования в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати.

Оказывать методическую и практическую помощь органам местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органам администрации города Тамбова, муниципальным учреждениям и предприятиям, являющимся источниками комплектования архива.

Оказывать методическую помощь организациям, расположенным на территории городского округа - город Тамбов, не являющимся источниками комплектования архива, в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов.

Организовывать и принимать участие в совещаниях, семинарах и консультациях по вопросам организации архивного делопроизводства.

Осуществлять подготовку и предоставление в установленном порядке учетных данных в министерство культуры Тамбовской области.

Организовывать систему внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства (антимонопольный комплаенс).

Участвовать в работе комиссий, рабочих групп, советов в пределах своих полномочий.

Рассматривать обращения граждан и юридических лиц по вопросам, отнесенным к функциям отделай, и готовить соответствующие документы.

Предоставлять сведения для обеспечения своевременного обновления информации собственного сегмента управления на официальном интернет-портале администрации города Тамбова.

Знать:

государственный язык Российской Федерации (русский язык);

Конституцию Российской Федерации;

Федеральный законы:

от 06. 10. 2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

от 02. 03. 2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

от 25. 12. 2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

от 27. 07. 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

от 02. 05. 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

от 09. 02. 2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

от 27. 07. 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

постановления Правительства Российской Федерации:

от 08. 09. 2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»;

от 24. 10. 2011 № 861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)»;

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31. 03. 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; приказ Федерального архивного агентства от 02. 03. 2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

Устав муниципального образования городской округ - город Тамбов;

Законы Тамбовской области:

от 04. 07. 2007 № 223-З «О муниципальной службе в Тамбовской области»;

от 03. 03. 2006 № 4-З «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной форме собственности»;

от 23. 06. 2006 № 54-З «Об архивном фонде Тамбовской области»;

от 04. 07. 2012 № 166-З «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в Тамбовской области»;

постановления администрации города Тамбова Тамбовской области:

от 27. 09. 2021 № 4549 «Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов»;

от 25. 07. 2011 № 5340 «Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивной информации пользователям в читальном зале муниципального архива»;

Регламент администрации города Тамбова Тамбовской области;

Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области.

Уметь:

работать на компьютере, в том числе в сети Интернет;

работать в информационно-правовых системах;

руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами.