Координатор по организации мероприятий

Информирование всех участников, задействованных в подготовке к ЦК 2023, о необходимых действиях и сроках; Контроль за соблюдением сроков, указанных в плане-графике подготовки и проведения ЦК 2023; Актуализация план-графика подготовки и проведения ЦК 2023 (в случае необходимости); Проведение регулярных статусов с рабочими группами по организации ЦК; Согласование смет; Анализа информации по контрагентам- сбор информации, материалов, согласование предложений от агентств; Содействие согласованию и подписанию договоров; Сбор и предоставление информации, запрашиваемой агентствами; Согласование предложений, вносимых агентствами с рабочими группами, информирование агентств о принятом решении; Координация всех участников рабочей группы (внутренние и внешнии)Информирование агентств о вносимых изменениях и согласование дополнительных действий (в случае необходимости); Отправка информационных писем всем участникам ЦК 2023; Подготовка грамот, поздравительных писем, рассылок для сотрудников компании АО «Валента Фарм»; Рассылка грамот, поздравительных писем для сотрудников компании АО «Валента Фарм»; Контроль за соблюдением работ и сроков, прописанных в договорах с агентствами; Сбор отчетных документов, материалов, файлов для закрытия актов выполненных работ; Подготовка отчетной папки по ЦК 2023 (итоговые договора, акты, соглашения, сметы, отчетные документы, фотографии, видео); Контроль оплаты услуг агентств в соответствии с договорными условиями.

Релевантный опыт работы координатором/организатором; Готовность работать в режиме многозадачности; Уверенный пользователь MS Office; Вовлеченность, ответственность, готовность работать с большим объемом информации.