Консультант отдела служебной корреспонденции управления делами

Осуществлять регистрацию первично поступившей посредством электронной почты служебной корреспонденции и ее направление в почту главе администрации города Тамбова Тамбовской области (далее- глава администрации города Тамбова), заместителям главы администрации города Тамбова по компетенции, ведение базы данных служебной корреспонденции по переадресации в органы администрации города, муниципальные учреждения и предприятия документов текущего делопроизводства. Осуществлять заполнение базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства «ГРАН-ДОК» сведениями о ходе исполнения служебных документов и их закрытии «в дело». Обеспечивать комплектность пакета документов, законченных делопроизводством. Осуществлять регистрацию и переадресование проектов правовых актов, вносимых главой администрации города Тамбова в Тамбовскую городскую Думу, проверку на комплектность, и обеспечивать их оперативную отправку.  Осуществлять контроль за соблюдением порядка прохождения, оформления служебных документов, их оперативной передачей на исполнение и своевременной передачей исполненных органами администрации города Тамбова документов на рассмотрение главе администрации города Тамбова, заместителям главы администрации города Тамбова. Осуществлять контроль за своевременностью возврата документов, первично направленных в почту главе администрации города Тамбова, и информировать непосредственного руководителя о фактах истечения сроков. Осуществлять контроль за сроками исполнения служебных документов, находящихся на внешнем и особом контроле, и своевременно информировать исполнителей и непосредственного руководителя о нарушении сроков.  Осуществлять еженедельный анализ исполнения служебных документов, рассылку упреждающих напоминаний на электронные адреса органов администрации города Тамбова и помощников заместителей главы администрации города Тамбова. Проводить ежеквартальный анализ документооборота служебной корреспонденции и своевременно предоставлять руководителю статистические данные для отчета. Осуществлять ежемесячный мониторинг исполнительской дисциплины по рассмотрению служебных документов органами администрации города Тамбова, муниципальными предприятиями и учреждениями. Обеспечивать сохранность вверенных для исполнения функций штампов администрации города Тамбова и служебных документов, находящихся в делопроизводстве. Осуществлять подготовку проектов документов администрации города Тамбова по вопросам, относящимся к полномочиям отдела. Осуществлять консультативную помощь по вопросам подготовки и оформления служебных документов администрации города Тамбова. Обеспечивать формирование дел, законченных делопроизводством, и соблюдение правил и сроков их хранения и уничтожения.  Соблюдать требования конфиденциальности при работе со служебными документами. Исполнять поручения начальника отдела, заместителя начальника управления и начальника управления, отданные в пределах их должностных полномочий. Предоставлять сведения для обеспечения своевременного обновления информации собственного сегмента управления на официальном интернет-портале администрации города Тамбова Тамбовской области. Осуществлять обработку персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

к знанию государственного языка Российской Федерации (русского языка);

к правовым знаниям основ: Конституции Российской Федерации; Федерального закона от 06. 10. 2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Федерального закона от 02. 03. 2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»; Федерального закона от 25. 12. 2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»; Закона Тамбовской области от 04. 07. 2007 № 223-З «О муниципальной службе в Тамбовской области»; Устава города Тамбова; Федерального закона от 27. 07. 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; Федерального закона от 09. 02. 2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; постановления администрации Тамбовской области от 02. 12. 2009 № 1429 «Об электронном документообороте»; Регламента администрации города Тамбова Тамбовской области; Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области;

к умениям: работать на компьютере, в том числе в сети Интернет; работать в информационно-правовых системах.