Офис-менеджер

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества и обслуживания работы структурных подразделений;

- принимает и регистрирует поступающую на имя генерального директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым порядком и передает после ее рассмотрения генеральным директором в соответствии с принятым решением в структурные подразделения (отделы) или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- готовит и отправляет всю почтовую корреспонденцию от имени Общества по актуальным адресам;

- осуществляет доставку документов, исходящей корреспонденции, писем, пакетов,   и т. п. по назначению и указанию работников Общества , а также получение их и доставку от других организаций с оформлением записей в соответствующих журналах;

- отправляет и осуществляет доставку документации, почтовой корреспонденции и иного адресатам своевременно;

-   подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение;

- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

-   организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание;

  - передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения генерального директора Общества информацию, полученную по каналам связи;

-   печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк (базу, программу) данных;

- печатает по указанию руководителей структурных подразделений (отделов) различные материалы;

- осуществляет вызов работников и граждан в назначенное им время к руководителям подразделений (отделов);

  - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;  

- осуществляет контроль за исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также следит за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора Общества, взятых на контроль

Офис-менеджер должен знать: 

  -  постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав Общества и его подразделений;

- организацию делопроизводства, в том числе и единую государственную систему делопроизводства;

- правила орфографии и пунктуации;

-  методы оформления и обработки документов, в том числе порядок расположения материала при печатании различных документов;

- архивное дело, в том числе нормативно-правовые акты, законодательно установленные на территории Российской Федерации,   касающиеся архивного делопроизводства;

- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

- правила эксплуатации персональных компьютеров, принтеров, сканеров, ксероксов и средств связи и прочего;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления.