Ведущий специалист Архива
Вакансия "Ведущий специалист Архива"
Полная занятость, полный рабочий день
г. Москва
Обязанности
- Обеспечение работы архива: прием, регистрация, систематизация, учет, хранение и использование управленческих документов постоянного и долговременного срока хранения, документов по личному составу;
- Консультирование структурных подразделений и филиалов Общества о порядке формирования, подготовки и сдачи управленческих документов на архивное хранение;
- Контроль своевременности поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
- Формирование Сводной номенклатуры дел Генеральной дирекции, оказание методической помощи филиалам и структурным подразделениям Общества в составлении проектов номенклатур;
- Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формирования документов в дела постоянного и временного хранения;
- Контроль составления сводных описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
- Организация работы по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок, выписок и копий документов по фондам архива;
- Осуществление контроля организации оперативного хранения и утилизации документов в структурных подразделениях ГД;
- Обеспечение отдельного учета, условий хранения, и соблюдение всех действующих правил при работе с документами, содержащими коммерческую тайну или иную конфиденциальную информацию Общества;
- Подготовка необходимых материалов для проведения ежегодных тендеров на выбор оптимального поставщика оказывающего услуги по статьям расходов в части архива;
- Заключение договоров (дополнительных соглашений) с контрагентами курируемых статей расходов. Формирование заявок на оплату счетов, отслеживание своевременного предоставления поставщиками услуг первичных документов в Общество и контроль выполнения договорных обязательств контрагентом.
- Контроль расходования средств соответствующих статей бюджета, составление финансовой отчетности в пределах своей компетентности;
- Участие в разработке и подготовке организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по организации архивного дела в Обществе;
- Организация поиска необходимых архивных документов;
Контроль за физическим состоянием архивных документов;
Участие в планировании расходов по статьям затрат при подготовке бюджета и формировании Годовой Комплексной Программы Закупок подразделения.
Общие требования
Высшее (профильное образование как преимущество);
Аналогичный опыт работы не менее 3 лет;
Знание действующего законодательства и нормативно-правовой базы по архивному делу, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание действующего законодательств;
Знание ПК, MS Office (Word, Excel, Outlook) на уровне уверенного пользователя, а также офисной техникой, современными МФЦ, ПО SAP;
Опыт работы в СЭД обязателен;
Опыт взаимодействия с архивными компаниями, желательно: опыт ведения договоров;
Умение вести деловую переписку, грамотно и четко формулировать мысли;
Преимущественен опыт внедрения электронного архива;
Для нас важны такие качества как: внимательность, обучаемость, ответственность, умение работать в режиме многозадачности.
