Секретарь

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества. Принимать установленным порядком поступающую на рассмотрение руководителя Общества корреспонденцию, передавать ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя Общества. Обеспечивать соблюдение распорядка дня руководителя, в том числе своевременный доклад поступившей корреспонденции документов на подпись руководителя, прошедших соответствующие согласования. Обеспечивать проведение телефонных переговоров руководителя Общества, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить ее содержание до сведения руководителя Общества. По поручению руководителя Общества готовить проекты писем, запросов и других документов. Участвовать в организации технического обслуживания созываемых генеральным директором совещаний и заседаний в части сбора необходимых материалов, оповещения участников о повестке, времени и месте планируемых мероприятий, а также регистрации участников мероприятий. Обеспечивать рабочее место руководителя Общества необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. Обеспечивать своевременную закупку продуктов питания/напитков для руководителей и гостей Общества, а также составлять авансовый отчет о расходовании денежных средств для предоставления его в Управление учёта и отчётности. Вносить в систему электронного документооборота поручения Руководителя, включая резолюции на рассмотренных им служебных записках. Осуществлять копирование, сканирование, тиражирование документов, принимать и отправлять факсимильные сообщения. Организовывать прием посетителей, в соответствии с распорядком дня руководителя, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Высшее гуманитарное образование. Знание английского языка на среднем уровне (Intermediate), методов оформления и обработки документов, правила ведения телефонных переговоров, правила подготовки деловых писем. Опыт административной работы 1-3 года. Навыки работы на персональном компьютере, использования офисной оргтехники. Знание стандартного пакета офисных программ.