Специалист отдела по административным вопросам

Обязанности:

1. Оформлять и хранить командировочные документы работников Общества, выезжающих в служебные командировки (включая учет оформленных приказов о командировании, командировочных удостоверений и пр. ).

2. Согласовывать командировочные документы со службами Общества согласно порядку, установленному в Обществе.

3. Бронировать и заказывать авиа и железнодорожные билеты, номера в гостиницах/отелях и пр. , трансферы и пр. туристические услуги в уполномоченных агентствах, в т. ч. вести учет заявок и передавать отчетные документы в бухгалтерию Общества в установленном порядке.

4. Заносить в SAP данные по выставленным от поставщиков услуг актам выполненных работ/заказанных услуг.

5. Согласовывать проекты распорядительных документов в части командирования и заказа переводческих услуг.

6. Согласовывать договора с поставщиками услуг и передавать их на подпись руководству.

7. Вести журнал регистрации командировочных удостоверений пребывающих в Общество сторонних специалистов.

8. Вести документооборот по своему направлению деятельности.

9. Оформлять деловые и рабочие въездные визы работникам в дипломатических представительствах иностранных государств.

10. Подготавливать документы для оформления загранпаспортов.

11. Оперативно предоставлять информацию по запросам сотрудников о требованиях к оформлению виз, загранпаспортов, командировочных документов.

12. Обеспечивать письменными переводами для производственных целей сотрудников Общества, вести учет заявок и передавать отчетные документы в Бухгалтерию Общества в принятом порядке.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Официальное трудоустройство и социальные гарантии (завод обеспечен долгосрочными контрактами и высокой загрузкой производства)
• Ежегодную индексацию заработной платы, годовой бонус по результатам работы
• Корпоративную доставку по городу
• Бесплатное обслуживание в медсанчасти на территории завода
• Дополнительное премирование к праздничным событиям сотрудника (свадьба, рождение ребенка, юбилей и др. )
• Дополнительные оплачиваемые дни отдыха (к дню бракосочетания, при рождении ребенка, 1 сентября для родителей первоклассников и др. )
• Оплату дорогостоящих медицинских операций и др.

Требования:

1. Знание делового этикета, правил ведения деловой переписки по вопросам профессиональной деятельности;

2. Знание порядка оформления, ведения и хранения документации, связанной с непосредственной деятельностью

3. Знание передового отечественного и зарубежного опыта в профессиональной области

4. Знание информации, отражающей специфику профессиональной деятельности.

5. Навыки работы на ПК и другой оргтехнике на уровне уверенного пользователя

6. Умение работать в программах стандартного пакета MS-Office;

7. Навыки работы с большим объемом информации;

8. Умение использовать методы обработки информации с применением современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.