Офис-менеджер

Обязанности:

• Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
• Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
• Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
• Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
• Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
• Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
• Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
• Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями и органами.
• Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
• Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
• Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
• Производить регистрацию и вести учет договоров.
• Вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
• Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
• Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

Условия

• Пятидневная рабочая неделя, два выходных дня (суббота и воскресенье).

• Начало рабочего дня 08:00 ч. окончание 17:00 ч.

Требования:

• Должен знать:

  организацию делопроизводства;

  - схемы документооборота;

  - порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

  - государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;

  - инструкцию по делопроизводству;

  - систему первичного кадрового учета;

  - правила пользования вычислительной и организационной техникой (сканирование и ксерокопирование документов); ;

  Работать в программах Microcoft Office, Excel, 1С - Документооборот

  - правила делового общения, деловой этикет;

  -служебную субординацию;

  - правила ведения телефонных переговоров;

  Грамотно и вежливо вести диалог с клиентами

  Организовывать полный контроль и ведение различных командировок (покупка авиа/ж/д билетов, бронирование гостиницы)

  Еженедельная подготовка документов для отправления Почтой РФ контрагентам, работа с экспресс-доставкой.

• Прием и отправка писем (электронных/бумажных)

• Делопроизводство компании:

• Работа с приказами, распоряжениями: подписание, регистрация, учет, хранение;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
• Приём документов на подпись Директору
• подготовка и сопровождение совещаний, конференций.