Секретарь

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает  служебную информацию руководителю, организует  проведение телефонных переговоров начальника. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. При­нимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие на­чальника принятые сообщения и доводит их до его сведения.

 Осу­ществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, прово­димых начальником (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Печатает по указанию началь­ника письма, запросы, другие документы; следит за обеспечением начальника канцелярскими  принадлежностями,    средствами   организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе на­чальника.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую корреспонденцию, осуществляет ее систематиза­цию в соответствии с принятым порядком и передает после ее рас­смотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, используя современные технические средства (ПЭВМ, ­факс, ксерокс).

Производит регистрацию документа в регистрационно – контрольную форму (РКФ), ставит документы на контроль. Составляет контрольную карточку на отдельные пункты документа, требующие контроля. В случаях, если автоматизированная система документооборота отсутствует,    документы   регистрируют   в   традиционных   журналах,   установленной  формы.

Формирует картотеку контролируемых документов.

Следит за сроками выполнения поручений началь­ника, взятых на контроль.

Записывает ход и результаты исполнения в карточке контролируемого документа.

Проверяет  соответствие полученной информации заданию руководства Белогорского регионального центра связи.

Информирует руководителя, установившего контроль о ходе и результатах его исполнения.

Ведет журнал приема посетителей, содействует опера­тивности рассмотрения просьб и предложений работников.

Осуществляет рассылку и сбор листов ознакомлений с работников центра с нормативными документами.

Форми­рует и согласовывает с отделом архивов службы управления делами номенклатуру по предприятию, дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечи­вает  их сохранность.

Осуществляет оформление акта о выделении к уничтожению документов и дел не подлежащих хранению отдела по управлению персоналом.

Оформляет Благодарственные письма и Поздравительные адреса к торжественным и юбилейным датам.

Ведет работу по подписке на средства массовой информации, рассылка подписчикам.

Оформление  и рассылка корреспонденции.

Осуществляет  ведение  конфиденциального делопроизводства с документами центра связи.

Осуществляет надлежащий учет, выдачу и хранение документов и съемных носителей информации, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну в Белогорском региональном центре связи.

высшее, среднее профессиональное