Главный специалист

Принимать  документы для департамента по финансам и бюджету администрации города Сочи  в отделе служебной переписки и контроля департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи не  менее 2-х раз в день.

     3. 18. Регистрировать и передавать корреспонденцию на доклад директору департамента в  течении дня, срок  рассмотрения – 1 день.     Направлять  корреcпонденцию  после просмотра на исполнение в соответствие с резолюцией. Осуществлять  контроль за прохождением и сроками исполнения документов. Докладывать директору департамента  о состоянии исполнительской дисциплины в департаменте   и о фактах срыва сроков исполнения документов. Вносить  необходимые отметки на карточках или в электронную базу данных. Вести  картотеку учета прохождения документальных материалов, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. Составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов, представлять директору  департамента  предложения о привлечении к  ответственности лиц, виновных в нарушении сроков исполнении  документов, и предложения по улучшению организации делопроизводства и контроля.  Принимать  документы на подпись (визу)  директора  департамента, проверять  правильность составления и оформления исходящих документов, полноту и качественность представленной информации.

      3. 26. Передавать корреспонденцию, подготовленную отделами департамента  в отдел служебной  переписки и контроля. Контролировать  сроки подготовки ответов на обращения юридических и физических лиц, поступающих по электронной  почте на он-лайн  приемной директора  департамента. Представлять в отдел служебной  переписки и контроля необходимую информацию по контролируемым документам. Участвовать  в проведении приемов граждан директором  Департамента. Оформлять  регистрационно-контрольные карточки с приемов, регистрировать  их в электронной базе данных. Контролировать  сроки исполнения поручений  директора  департамента,       данных им в ходе  приема граждан. Вести  архив департамента, подготавливать документы к  последующему хранению и использованию, передавать дела  постоянного и временного сроков  хранения в  архив  администрации  города. Ежегодно, на позднее 1  декабря, составлять номенклатуру дел  департамента на  следующий  производственный год. Сообщать  о праздничных днях и памятных датах в Краснодарском крае, городе Сочи и  государственных праздниках, осуществлять  подготовку и рассылку поздравительных адресов и писем должностным лицам и гражданам. Обеспечивать  надлежащий учет печатей и штампов управления, а также участвовать  в работе по списанию пришедших в негодность, неиспользуемых или устаревших печатей  и штампов. Принимать  участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства департамента, разработке мероприятий по рационализации документооборота. Давать устные  справки по  работе в  пределах своих  обязанностей и компетенции.    В случае служебной необходимости (в связи с командировкой, отпуском, болезнью) замещает ведущего специалиста  общего отдела. Исполнять  поручения начальника общего отдела, осуществляет иные функции в пределах своих полномочий в рамках, установленных законом и определяемых при необходимости начальником управления.   

Дисциплинированность, стрессоустойчивость, умение работать в команде, коммуникабельность.