Консультант управления по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения

Осуществлять прием первичной корреспонденции, поступившей от администрации города, органов администрации города, муниципальных учреждений и предприятий, иных органов и организаций, граждан городского округа – город Тамбов нарочно или почтовым отправлением, ее регистрацию в базе данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства «ГРАН-ДОК».

Осуществлять регистрацию исходящей (инициативной) корреспонденции.

Осуществлять контроль за соблюдением порядка прохождения, оформления служебных документов, оперативно передавать их на исполнение.

Осуществлять контроль за своевременностью возврата документов от исполнителей и их сохранностью.

Проводить еженедельный анализ исполнения служебных документов, оперативно информировать исполнителей и руководителя о нарушении сроков исполнения, осуществлять еженедельную рассылку упреждающих напоминаний.

Осуществлять ежемесячный мониторинг исполнительской дисциплины по рассмотрению служебных документов служащими управления и готовить информацию об исполнительской дисциплине для руководителя.

 Проводить ежеквартальный анализ документооборота служебной корреспонденции и своевременно готовить отчеты о документообороте за истекший квартал.

Осуществлять консультативную помощь по вопросам оформления служебных документов, поиск информации по запросам органов администрации города и юридических лиц в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства «ГРАН-ДОК».

Осуществлять подготовку документов и проектов ответов на запросы надзорных и иных органов и организаций по поручению руководителя.

Знать и соблюдать требования конфиденциальности при работе со служебными документами, обеспечивать их сохранность и сохранность вверенных для исполнения возложенных функций печатей и штампов управления.

Ежегодно составлять номенклатуру дел управления и своевременно вносить в нее корректировки.

Осуществлять формирование дел в соответствии с номенклатурой, хранение документов в соответствии со сроками хранения и подготовку дел к передаче в архив, либо организацию, являющуюся правопреемником.

Осуществлять подготовку актов приема-передачи дел в организацию, являющуюся правопреемником.

Составлять описи документов, подлежащих хранению, и акты о выделении документов к уничтожению.

Вести паспорт архива организации.

Осуществлять планирование работы управления и подготовку отчетов об исполнении планов.

Вносить предложения в план по противодействию коррупции в администрации города и направлять отчет о его выполнении за полугодие.

Осуществлять планирование внутреннего обучения муниципальных служащих управления и подготовку отчета о проведенных занятиях по итогам полугодия.

Осуществлять подготовку предложений по премированию работников управления по итогам квартала для руководителя.

Ежедневно производить прием и регистрацию сообщений, поступивших по информационной системе «Платформа обратной связи», своевременно направлять их на рассмотрение сотрудникам управления.

Согласовывать ответы на поступившие обращения с руководителем и размещать их в информационной системе.

Осуществлять подготовку еженедельных отчетов о работе с обращениями граждан, поступившими в порядке, установленном Федеральным законом от 02. 05. 2006 № 59-ФЗ, по информационным системам «Платформа обратной связи» и «Инцидент-менеджмент».

Обрабатывать, обновлять и размещать информацию на  официальном интернет-портале администрации города.

Вести официальную страницу управления в социальных сетях.

Еженедельно запрашивать и обобщать поступившие данные для подготовки информации к рассмотрению на оперативном совещании у Главы Тамбовской области.

Осуществлять техническую подготовку документов к проведению тренировок и учений по гражданской обороне, защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечению пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах.

Разрабатывать и осуществлять консультативную помощь в подготовке и оформлении нормативных правовых актов администрации города Тамбова Тамбовской области в рамках полномочий управления.

Разрабатывать положение об управлении и должностные инструкции работников управления, согласовывать и утверждать их в установленном порядке.

Своевременно вносить изменения в положение и должностные инструкции работников управления в связи с изменениями в действующем законодательстве и при организационно-штатных мероприятиях в администрации города.

Участвовать в организации проведения крупных общественно-политических, культурно-зрелищных, спортивных и других массовых мероприятий.

Осуществлять контроль за своевременной подготовкой материалов к совещаниям, заседаниям комиссий, советов и направлением их в организационно-контрольное управление.

По поручению руководителя организовывать рабочие совещания в управлении, готовить информацию к совещаниям.

Осуществлять прием и регистрацию телефонограмм. Вести журнал регистрации телефонограмм.

Составлять график отпусков муниципальных служащих управления, контролировать своевременное направление документов, необходимых для оформления отпуска, в управление муниципальной службы, кадров и противодействия коррупции

Осуществлять ведение табеля учета рабочего времени.

Осуществлять в установленные сроки сбор и проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих отдела, а также их супругов и несовершеннолетних детей на правильность оформления, в порядке, установленном Положением о работе с персональными данными работников администрации города.

Вести журнал учета представленных муниципальными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих отдела, а также их супругов и несовершеннолетних детей.

Размещать (обновлять, исключать сведения уволенных муниципальных служащих управления) в установленные сроки подлежащие опубликованию сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих отдела, а также их супругов и несовершеннолетних детей на официальном интернет-портале администрации города.

Осуществлять обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27. 07. 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Правилами обработки персональных данных в администрации города Тамбова, утвержденными постановлением администрации города Тамбова от 22. 04. 2013 № 3536.

Знать:

государственный язык Российской Федерации (русский язык);

Конституцию Российской Федерации;

Федеральные законы:

от 06. 10. 2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

от 02. 03. 2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

от 25. 12. 2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

от 27. 07. 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

от 09. 02. 2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

от 02. 05. 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Закон Тамбовской области от 04. 07. 2007 № 223-З «О муниципальной службе в Тамбовской области»;

Устав муниципального образования городской округ - город Тамбов;

решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области:

от 27. 03. 2013 № 894 «О Положении «О предоставлении гражданами, претендующими на замещение должностей руководителей муниципальных учреждений городского округа – город Тамбов, и руководителями муниципальных учреждений городского округа – город Тамбов сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;

от 27. 03. 2013 № 895 «О Положении «О порядке размещения сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лиц, замещающих должности муниципальной службы, и членов их семей в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальных сайтах органов местного самоуправления города Тамбова и предоставления этих сведений средствам массовой информации для опубликования»;

постановление администрации Тамбовской области от 02. 12. 2009 № 1429 «Об электронном документообороте»;

Регламент администрации города Тамбова Тамбовской области;

Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области.

Уметь:

работать на компьютере, в том числе в сети Интернет;

работать в информационно-правовых системах.