Секретарь руководителя

• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Приём и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.

• Ведение делопроизводства. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.

• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение. Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.

• Организация телефонных переговоров руководителя. Запись полученной информации в его отсутствие и доведение до его сведения её содержания.

• Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем.

• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация.

• Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.

• Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.

• Печать служебных материалов, необходимых для работы руководителя, или введение текущей информации в банк данных.

• Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.

• Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

Секретарь должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

• организацию делопроизводства;

• методы оформления и обработки документов;

• архивное дело;

• умение в совершенстовании пользоваться комьютерными средствами :

  • • персональный компьютер;

    • телефон;

    • принтер;

    • копировальный аппарат;

• правила пользования приемно-переговорными устройствами;

• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

• основы этики и эстетики;

• правила делового общения;

• основы организации труда и управления;

• правила эксплуатации вычислительной техники;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• правила и нормы охраны труда.