Специалист I разряда организационно-контрольного отдела

- Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности администрации городского округа.

- Организует проведение телефонных переговоров мэра городского округа, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения содержание информации, принимает и передает теле-фонограммы.

- Выполняет работу по подготовке деловых встреч, заседаний, со-вещаний, проводимых мэром городского округа (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

- Организовывает приём и необходимое обслуживание представителей, делегаций, прибывающих в городской округ с определенными целями.

- Обеспечивает рабочее место мэра городского округа канцелярскими принадлежностями и другим необходимыми предметами, создающими необходимые условия для эффективной работе мэра городского округа.

- Осуществляет согласно инструкции по делопроизводству прием, обработку, регистрацию (с использованием системы электронного доку-ментооборота (далее – система СЭД)) и рассылку входящей корреспон-денции, поступающей в форме электронного документа на официальный электронный почтовый ящик, нарочно в адрес администрации городского округа.

- Обеспечивает оперативное доведение до исполнителей согласно резолюции мэра городского округа «Александровск-Сахалинский район», вице-мэров городского округа «Александровск-Сахалинский район» копий документов по средствам электронной почты, на бумажном носителе и (или) факсограммой.

- Осуществляет согласно инструкции по делопроизводству регистрацию и снятие с контроля исходящих документов с использованием системы СЭД.

- Печатает по указанию мэра городского округа служебные материалы, необходимые для работы.

- Осуществляет подшивку документов, обеспечивает их сохранность, формирует следующие дела для их передачи в архив учреждения

- Составляет и обеспечивает информирование населения (в газете, социальных группах в сети Интернет) о графике личного приема мэра и вице-мэров городского округа.

- Организует прием посетителей, контроль исполнения поручений по результатам приема (срок предоставления ответа и их качество), рассмотрение просьб и предложений граждан, ведение картотеки личного приема граждан.

- Обеспечивает централизованный статистический учет обращений граждан.

- Осущесвляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения за-явлений и обращений граждан, информирование начальника отдела и мэра городского округа о выявленных нарушениях порядка и сроков рас-смотрения заявлений и обращений поступивших в администрацию город-ского округа.

- Осуществляет работу на портале ССТУ. РФ (регистрация обращений, внесение результатов рассмотрения обращений).

- Представляет начальнику отдела аналитическую информацию об обращениях граждан (письменных и личных).

- Составляет финансовый отчет на отправленную корреспонденцию и передает его в МКУ «Централизованная бухгалтерия».

- Выполняет иные поручения руководства, входящих в компетенцию своей деятельности.

Среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу муниципальной службы.