Ведущий специалист Сектора документооборота

Организует:

• Работу с внешней и внутренней документацией, ее своевременную обработку (прием, регистрацию, отправку) и доставку до адресата/исполнителя
• Регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Печать и размножение служебных документов
• Контроль сроков исполнения поручений, сроков подготовки документов
• Работу по разработке проектов приказов, инструкций в части делопроизводства
• Процесс обучения сотрудников в сфере документооборота и делопроизводства, оказывает методическую и практическую помощь по вопросам делопроизводства
• Эксплуатацию и поддержание в актуальном состоянии систем электронного документооборота (МОСЭДО, СЭДО и т. д. ), архива (ЛНА, ОРД и входящая, исходящаяи внутренняя переписка)
• Работу над внедрением электронного документооборота с 0: написание ТЗ для разработчиков по внедрению и доработкам СЭД, разработка таблиц с видами документов, разработка таблиц маршрутов согласования документов, разработка таблиц с необходимыми отчетами для делопроизводства и Руководства и т. д. в связи с внедрением новой СЭД в Институте;
• Работу по ведению справочников в части делопроизводства, заведение номенклатуры делна будущий год в СЭД
• Разработку инструкций по ведению делопроизводства, приказов и организация их согласования и внедрения
• Подготовку аналитической и статистической информации по состоянию исполнительской дисциплины в части соблюдения правил документооборота и исполнения контрольных поручений
• Участвует в подготовке совещаний руководства

• Высшее образование (гуманитарное, филологическое желательно)

• Опыт работы по аналогичному функционалу от 7 лет в бюджетных организациях
• Знание действующих постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов, касающихся организации делопроизводства, знание единой государственной системы делопроизводства
• Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схем документооборота
• Знание порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности
• Знание сроков и порядка сдачи дел в архив
• Знание систем организации контроля за исполнением документов

• Уверенный пользователь ПК (MS Office (Word, PowerPoint, Excel),   МОСЭДО, ЭДО, справочно-правовые системы на уровне продвинутого пользователя)

• Ответственность, навык высокой скорости работы, умение работать в режиме многозадачности, с большим объемом информации
• Аналитический склад ума‚ высокий уровень личной ответственности и ориентации на результат
• Системность в работе, умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма, приказы, инструкции
• Внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности, с большим объемом информации, стрессоустойчивость