Специалист группы административно-хозяйственного обеспечения

1.   Обеспечение бесперебойной работы структурных подразделений ф-ла необходимыми основными средствами (далее – ОС), товарно-материальными ценностями (далее – ТМЦ), канцелярскими принадлежностями, бумагой.

2.     Обеспечение сохранности складируемых ОС и ТМЦ, соблюдения режимов хранения.

3.     Оформление необходимых документов для заключения, изменения и расторжения договоров на оказание услуг, проведению работ, поставке товаров, аренде и иных договоров, связанных с обеспечением хозяйственного обслуживания Общества.

4.     Обеспечение хозяйственного обслуживания проводимых в филиале мероприятий (совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий).

5.     Участие в планировании и осуществление мероприятия по организации ремонта помещений офиса, контролю качества его выполнения, приемке выполненных работ.

6.     Осуществление контроля рационального расходования ТМЦ, ОС.

7.     Обеспечение приёма и исполнения заявок от подразделений Общества.

8.      Осуществление контроля исправности эксплуатируемого оборудования (освещение, система отопления, вентиляции).

9.     Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение.

10. Организация и контроль работы группы материально-технического обеспечения по ведению служебной документации, формированию дел в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел, исполнением требований Инструкции по делопроизводству.

11. Организация переездов.

12. Разработка технического задания на закупку (товаров, работ, услуг) сбор информации по филиалу для формирования требований заказчика к качеству и условиям поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг.

13. Согласование хозяйственных договоров, заявок на платеж в СЭД.   Оформление документации для открытого запроса на проведение работ/услуг. Организация, корпоративных мероприятий и презентации.

14. Проведение работ в рамках процедур, предусмотренных действующими внутренними документами по филиалу и проведению работ, связанных с внутренними и внешними проверками.

15. Анализ и систематизация выявленных нарушений и риски по материалам внешних и внутренних проверок.

16. Использовать информационные ресурсы Общества только в соответствии с внутренними нормативными документами Общества, требованиями безопасности к конкретным системам и приложениям.

17. Использовать доступные защитные механизмы для обеспечения целостности, конфиденциальности и доступности информации Общества.

18. Знать и соблюдать организационно-распорядительные документы Общества по направлению деятельности.

19. Знать и соблюдать правила поведения в экстренных и аварийных ситуациях.

20. Использовать в работе на компьютерах только учтенные сменные носители информации с маркировкой Общества, не выносить их за пределы Общества. Запрещается использование сменных носителей информации на компьютерах, обрабатывающих информацию ограниченного доступа, исключение могут составлять только носители ключевой информации для средств криптографической защиты.

21. Информировать свое непосредственное руководство о неправомерных действиях других пользователей, нарушающих установленные правила информационной безопасности.

22. При необходимости выезжать в служебные командировки.

23. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

24. При выполнении обязанностей, определенных настоящей должностной инструкцией, организовывать и осуществлять контрольные процедуры, в рамках полномочий, определенных внутренними нормативными документами Общества, включая Положение о системе внутреннего контроля АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед». В том числе, осуществлять контрольные процедуры, закрепленные за работником действующим Приказом о распределении обязанностей по исполнению контрольных процедур Матриц рисков и контролей системы внутреннего контроля.

1.     Знание:

- принципов, алгоритмов и этапов проведения закупок рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач;

- правил составления материальных отчетов движения ОС и ТМЦ, проведение инвентаризации.

2.     Владение навыками:

- ведения переговоров;

- современными программно-техническими средствами для осуществления сбора, хранения и обработки данных на уровне квалифицированного пользователя;

- инструментальными средствами обработки информации (MS Office) на уровне квалифицированного пользователя;

- современными средствами связи и телекоммуникаций (IP-телефония, Skype, Интернет, электронная почта).

3.     Образование и опыт:

- образование не ниже среднего специального;

- общий стаж работы не менее 3 лет для главного специалиста, 2 года для ведущего и 1 год для специалиста.