Делопроизводитель

1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

-              прием и первичная обработка входящих документов в ДОУ;

-              предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;

-              подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим ДОУ;

-              регистрация входящих документов;

-              организация доставки документов исполнителям;

-              ведение базы данных документов ДОУ;

-              ведение информационно-справочной работы;

-              обработка и отправка исходящих документов;

-              организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-                контроль исполнения документов в организации.                                                                  

2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

-              разработка номенклатуры дел ДОУ;

-              проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

-              формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

-              формирование дел;

-              контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дело.

3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

-              проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-              составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

-              оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-              оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-              составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-              передача дел в архив ДОУ.

4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

5. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

6. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

7. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

8. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под подпись.

9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

10. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.  

11. Ведет книгу движения воспитанников.

12. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

13. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

14. Ведет книги приказов.

15. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

16. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения образовательного процесса в детском саду, выполнения годового плана.

17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

18. Является секретарем административного совещания при заведующем ДОУ.

19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.

20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.

21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

23. Проходит предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры, профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (при приеме на работу и далее с периодичностью не реже 1 раза в  год), вакцинацию в соответствии с национальным календарем профилактических прививок и национальным календарем прививок по эпидемиологическим показаниям.

24. Выполняет все требования настоящей должностной инструкции, правила по охране труда, пожарной безопасности   и антитеррористической защищенности в детском саду.

Навыки обработки документов, оформления, составления реестров, архивирование и т. д.

Навыки работы с персональным компьютером, а также офисной техникой.

Коммуникабельность, дисциплинированность.

Грамотность.