Документовед

1.         Ведет  делопроизводство, формирует и оформляет дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечивает их сохранность;

2.         Участвует в подготовке сводной номенклатуры дел Управления, на основании представленных, структурными подразделениями номенклатур дел;

3.         Участвует в проверке (сверке) наличия дел и документов структурных подразделений в соответствии с номенклатурной дел Управления;

4.         Осуществляет уничтожение дел с истекшим сроком хранения в соответствии с установленным делопроизводством порядке;

5.         осуществляет, в соответствии с законодательством Российской Федерации комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов, образующиеся в процессе деятельности отдела, в т. ч. формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечение сохранности дел при хранении по месту их формирования, подготовку и передачу дел на хранение в архив Управления.

6.         Установленным порядком осуществляет формирование и оформление дел Управления постоянного срока хранения, обеспечивает сохранность дел при хранении в архиве Управления, а также передачу дел на хранение в Областной государственный архив Иркутской области;

7.         Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящей корреспонденции в Управлении, в том числе с использованием СЭД ЕИС Роскомнадзора;

8.         Ведет работу по регистрации поступающих заявлений, обращений, жалоб граждан и их объединений, в том числе юридических лиц установленным порядком в СЭД ЕИС Роскомнадзора;

9.         Оформляет адресование исходящих (отправляемых) документов (корреспонденции), составляет реестр отправки корреспонденции, осуществляет отправку корреспонденции;

10.       Осуществляет ввод информации в технологическую базу данных автоматизированных информационных систем Единой Информационной Системы в соответствии с установленными требованиями, обеспечивает полное и своевременное внесение информации, сведений, материалов, в  т. ч. ведение записей в установленных журналах и регистрационных карточках о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов;

11.       Получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения, специалистам или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов;

12.       Организует проведение телефонных переговоров руководителя, заместителя руководителя, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает исполнителям;

13.       Принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а  также телефонограммы, своевременно доводит до руководителя Управления или заместителя руководителя информацию, полученную по каналам связи;

Грамотная устная и письменная речь

Уверенный пользователь ПК, умение работать в программах Microsoft Office (Word, Outlook, Excel)

Хорошее знание офисной техники

Навыки работы с большим объемом информации

Способность легко обучаться

Высокий уровень исполнительской дисциплины, аккуратность, доброжелательность, инициативность