Секретарь-делопроизводитель

1.    Разработка инструкции по ведению делопроизводства в администрации.

2.    Разработка номенклатуры дел организации.

3.    Ведение учета постановлений и распоряжений председателя Железнодорожненского сельского совета-главы администрации Железнодорожненского сельского поселения.

4.    Организация своевременной рассылки постановлений и распоряжений председателя Железнодорожненского сельского совета-главы администрации Железнодорожненского сельского поселения, решений сельского совета  и  других организационно-распорядительных документов.

5.    Обеспечение обнародования (опубликования) нормативных-правовых актов Железнодорожненского сельского совета и администрации Железнодорожненского сельского поселения.

5. 1.    Ведение реестра нормативных правовых актов, принятых Железнодорожненским сельским советом и  администрацией  Железнодорожненского сельского поселения.

5. 2.     Контроль за сроками исполнения документов и устных поручений председателя Железнодорожненского сельского совета-главы администрации Железнодорожненского сельского поселения.

6.    В сроки, определяемые председателем Железнодорожненского сельского совета-главой администрации Железнодорожненского сельского поселения, оповещение его о ходе исполнения документов.

7.    Подготовка документов и материалов, необходимых для работы  председателя Железнодорожненского сельского поселения-главы администрации  Железнодорожненского сельского поселения.

8.    По поручению главы администрации составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

9.    Подготовка дел общего делопроизводства к сдаче в архив и обеспечение их сохранности, организация экспертизы ценности документов, передача документов постоянного хранения в районный архив, а документы временного срока хранения на уничтожение в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

10.    Прием документов, личных заявлений, их регистрация и обеспечение своевременного рассмотрения.

11.    Осуществление справочно-информационного обслуживания по документам (выдача различных справок населению: состав семьи, об иждивении, о месте жительства, регистрации, архивные, социального характера, справки о запрашиваемых сведениях).

12.    Осуществление работы с похозяйственными книгами.

13.    Подготовка выписок из похозяйственных книг, справок по установленной форме для выдачи их населению.

14.    Организация учета лиц, по улучшению жилищных, материальных и социально- бытовых условий малообеспеченных и инвалидов, семей потерявших кормильца, многодетных семей, престарелых граждан, нуждающихся в обслуживании на дому.

Делопроизводитель должен знать:

нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

- правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

- порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;

- структуру организации, руководство структурных подразделений;

- современные информационные технологии работы с документами;

- порядок работы с документами;

- схемы документооборота;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

- типовые сроки исполнения документов;

- принципы работы со сроковой картотекой;

- назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;

- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

- правила документационного обеспечения деятельности организации;

- виды документов, их назначение;

- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

- системы электронного документооборота;

- правила и сроки отправки исходящих документов;

- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

- критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

- порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

- порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

- правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

- правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

- правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

- правила передачи дел в архив организации;

- требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.