Референт (Executive Assistant)

Чем предстоит заниматься:

• Координирование распорядка рабочего дня руководителей, организация внутренних и клиентских встреч (поиск подходящего времени, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня, отправка приглашений для календарей, сбор и подготовка необходимых материалов, заказ переговорных комнат и пропусков, ведение и оформление протоколов встреч);
• Организация деловых командировок руководителей (билеты, аванс, заказ такси, гостиниц, виз);
• Работа с корреспонденцией. Мониторинг поступающей электронной корреспонденции руководителей на время их отсутствия;
• Ведение делопроизводства. Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителям на подпись;
• Работа с документами (печать, редактирование, форматирование) в соответствие с внутрифирменными стандартами;
• Организация проведения телефонных переговоров для руководителей;
• Составление проектов писем, презентаций и других документов (по поручению руководителей);
• Внесение необходимых данных в электронные базы данных отдела, в том числе базы электронных архивов;
• Обеспечение рабочих мест руководителей необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями;
• Контроль за исправностью работы офисной техники в отделе и, в случае необходимости, организация ремонта;
• Оформление авансовых отчетов и табеля учета рабочего времени руководителей;
• Информирование руководителей по вопросам деятельности иных административных подразделений предприятия, направление им запросов и отслеживание их выполнение.

Профиль идеального кандидата для нас:

• Высшее образование;
• Английский язык на уровне не ниже Intermediate;
• Аналогичный опыт работы от 3 лет;
• Отличные административные навыки;
• Пунктуальность и надежность;
• Такт и дипломатия;
• Гибкость и ответственный подход к работе;
• Умение выполнять несколько задач одновременно;
• Умение соблюдать поставленные сроки и работать в стрессовых ситуациях;
• Отличные коммуникативные навыки;
• Приветствуется опыт работы в западной компании.

Мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату, объективную и прозрачную систему оценки прогресса по карьерной лестнице;
• Возможность иметь гибкий график;
• Широкий социальный пакет, включающий ДМС, комплекс мероприятий well-being;
• Бесплатные внутренние программы обучения, подкасты;
• Корпоративные гаджеты, мобильная связь;
• Дополнительные дни отпуска от компании.