Секретарь

1.         Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2.         Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3.         Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

4.         Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке для заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

5.         Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

6.         Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

7.         Печатает по указанию руководителя различные материалы.

8.         Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

9.         Принимает документы на подпись руководителю.

10.               Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

11.               Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

12.               Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

13.     Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

14.     Оформляет и отправляет корреспонденцию через ФГУП « Почта России» .

15.     Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

  16.   Обеспечивает контроль исполнения поручений, решений руководителя.

Должен уметь

1.           Применять информационно-коммуникационные технологии.

2.           Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи.

3.           Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации.

4.           Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы.

5.           Составлять и вести учетные документы.

6.           Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации.

7.           Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

Должен знать