Главный специалист отдела служебной корреспонденции управления делами

Осуществлять прием первичной служебной корреспонденции, поступившей от органов администрации города Тамбова, муниципальных учреждений и предприятий, иных органов и организаций города нарочно или почтовым отправлением, ее регистрацию и направление в почту главе города Тамбова Тамбовской области (далее – глава города Тамбова), первому заместителю и заместителям главы администрации города Тамбова по компетенции.  Осуществлять ведение базы данных служебной корреспонденции по переадресации в органы администрации города Тамбова, муниципальные учреждения и предприятия документов текущего делопроизводства.  Осуществлять ведение базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства «ГРАН-ДОК» по документам, законченным делопроизводством, проверку комплектности пакета документов, закрытых «в дело».  Осуществлять контроль за соблюдением порядка прохождения, оформления служебных документов, их оперативной передачей на исполнение и своевременной передачей исполненных органами администрации города Тамбова документов на рассмотрение главе города Тамбова, первому заместителю и заместителям главы администрации города Тамбова.  Осуществлять регистрацию и переадресование проектов правовых актов, вносимых главой города Тамбова в Тамбовскую городскую Думу, проверку на комплектность, и обеспечивать их оперативную отправку.  Осуществлять подготовку документов и проектов ответов на запросы надзорных и иных органов и организаций по поручению руководителя.  Осуществлять прием и экспедиционную обработку исковых заявлений, извещений, других документов судебных органов, направляемых на исполнение непосредственно в правовое управление администрации города Тамбова, и контроль за сроками их передачи на исполнение.  Осуществлять мониторинг документооборота корреспонденции судебных и надзорных органов и подготовку статистических данных по ним.   Проводить ежедневный анализ исполнения корреспонденции надзорных и судебных органов, оперативно информировать исполнителей и непосредственного руководителя о нарушении сроков исполнения.  Осуществлять консультативную помощь по вопросам оформления служебных документов, ввод и поиск информации по запросам органов администрации города Тамбова и юридических лиц в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства «ГРАН-ДОК».  Знать и соблюдать требования конфиденциальности при работе со служебными документами, обеспечивать их сохранность и сохранность вверенных для исполнения возложенных функций штампов администрации города Тамбова. Принимать участие в подготовке дел, законченных дело- производством, к уничтожению.  Осуществлять регистрацию исходящей (инициативной) корреспонденции в отсутствие работника, выполняющего данные обязанности.  Исполнять поручения начальника отдела, заместителя начальника управления и начальника управления, отданные в пределах их должностных полномочий.  Предоставлять сведения для обеспечения своевременного обновления информации собственного сегмента управления на официальном интернет-портале администрации города Тамбова и главы города Тамбова.  Осуществлять обработку персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

Без предъявления требований к специальности