Делопроизводитель
Вакансия "Делопроизводитель"
Частичная занятость, неполный рабочий день
Ростовская область
г. Каменск-Шахтинский
Обязанности
Делопроизводитель в детском саду осуществляет выполнение следующих обязанностей:
- прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые; подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим детского сада; регистрация входящих документов; организация доставки документов исполнителям; ведение базы данных документов; ведение информационно-справочной работы; обработка и отправка исходящих документов; организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; контроль исполнения документов в организации.
- разработка номенклатуры дел детского сада; проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения; формирование дел; контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
-проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; составление внутренней описи дел для особо ценных документов; оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения; составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения; передача дел в архив.
-Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
- Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в детского сада порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.
- Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.
- Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
- Осуществляет учет часов работы работников детского сада, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников детского сада. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.
- Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.
- Формирует личные дела воспитанников, посещающих детского сада.
- Ведет книгу движения воспитанников.
- Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.
- Готовит проекты приказов по движению контингента детей.
- Ведет книги приказов.
- Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.
- Согласно распоряжениям заведующего детского сада печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.
- Занимается подготовкой общих собраний работников детского сада, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
- Является секретарем административного совещания при заведующем детского сада.
- В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства детского сада, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.
- Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.
- Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.
-Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников детского сада.
- Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в детского сада, систематически проходит медосмотры.
Общие требования
На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.
Требования к образованию
Похожие вакансии
УСТЬ-ДОНЕЦКИЙ ОТДЕЛ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
КУ "БЕРЕЗОВСКИЙ ПРОТИВОТУБЕРКУЛЕЗНЫЙ ДИСПАНСЕР"