Заведующий канцелярией

1.        Организация работы канцелярии с учетом требований законодательства и электронного документооборота:

o   разработка и ведение номенклатуры дел, составление перечня нерегистрируемых документов, индексатора для структурных подразделений;

o   прием, распределение, контроль исполнения, организация хранения документов; работа в системе электронного документооборота;

o   обеспечение надлежащего хранения гербовой печати, бланков Института;

o    прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отправка писем.

2.        Прием и проверка качества подготовки документов, представляемых на подпись директору.

3.        Подготовка документов и материалов, в т. ч. презентаций, необходимых для работы директора.

4.        Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников, их регистрация, оформление протоколов).

5.        Печать, копирование, сканирование документов.

6.        Обеспечение канцелярии и рабочего места директора необходимыми справочным материалами, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

7.        Организация и документационное обеспечение командировок директора.

8.        Организация приема посетителей.

9.        Сервировка чайного (кофейного) стола в кабинете директора и комнате совещаний.

Высшее образование или среднее профессиональное образование.

·         Опыт работы с документацией, делопроизводство не менее 3-х лет;

·         Умение работать с большим объемом информации;

·         Уверенный пользователь ПК (Word, Excel);

·         Грамотная устная и письменная речь, опрятный внешний вид;

·         Способность к работе в режиме многозадачности и быстрому реагированию на запросы.