Секретарь руководителя

Делопроизводитель в школе осуществляет выполнение обязанностей: 

1.   В рамках трудовой функции организации работы с документами: 

прием и первичная обработка входящих документов;  

предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не  регистрируемые;  

подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;  

регистрация входящих документов;  

организация доставки документов исполнителям;  

ведение базы данных документов общеобразовательного учреждения;  

ведение информационно-справочной работы;  

обработка и отправка исходящих документов;  

организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;  

контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.  

2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов: 

разработка номенклатуры дел общеобразовательного учреждения;  

проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;  

формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;  

формирование дел;  

контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.  

3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения: 

проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;  

составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;  

оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;  

оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;  

составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;  

передача дел в архив общеобразовательного учреждения.  

4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.  

3. 5. Вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.  

6. Ведет прием поступающей на имя директора школы корреспонденции (электронной почты), регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно  принятому в общеобразовательном учреждении порядку, после ее рассмотрения директором передает  по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.  

7. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.  

8. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.  

9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.  

10. Формирует личные дела учеников, обучающихся в школе.  

11. Осуществляет учет обучающихся льготных категорий.  

12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников школы с приказами под подпись в день их издания.  

13. Согласно распоряжениям директора школы печатает и оформляет требуемую документацию для ведения учебно-воспитательной деятельности в школе, выполнения годового плана.  

14. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.  

15. Занимается сбором необходимых материалов для подготовки совещаний работников школы, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.  

16. Является секретарем административного совещания при директоре общеобразовательного учреждения.  

17. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства общеобразовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства общеобразовательного учреждения.  

18. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).  

20. Делопроизводитель в школе строго соблюдает свою должностную инструкцию, проходит периодические медицинские осмотры.  

21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.  

Высшее образование, уверенный пользователь ПК, коммуникабельность, дисциплинированность.