Помощник руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора института.

Принимает поступающую на рассмотрение директора документацию от сотрудников института, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Сторонняя корреспонденция передается в отдел кадрового и документационного обеспечения для регистрации и контроля.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись директора института.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора института.

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телекс и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Обеспечивает рабочее место директора института необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию директора института служебные материалы, необходимые для его работы.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Выполняет отдельные служебные поручения директора.

Высшее или среднее профессиональное образование. Опыт работы желателен.