Офис-менеджер

• Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

-          организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др. ) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса,  контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

-          обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

-          обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

-          принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

-          принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

-          подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

-          обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

-          следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

-          организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

-          по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

-          оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

-          выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

-          осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

-          обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

-          печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

• Ведет делопроизводство.
• Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
• Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
• Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
• Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
• Обзвон, рассылка коммерческих предложений клиентам.  
• Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
• Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
• Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
• Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
• Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

-Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.