Секретарь руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора центра.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора центра.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора центра.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (факсу, телефону, интернету), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором центра (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками центра изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя центра, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку (входящую, исходящую, ДСП).

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Выполняет различные поручения директора, касающиеся ее профессиональной деятельности.

• Среднее специальное или высшее образование.
• Курсы делопроизводства будут Вашим преимуществом.
• Знание пакета офисных программ от MicroSoft Office - Word, Excel.
• Умение работать с офисной техникой.
• Соблюдение правил рабочего этикета, грамотная письменная и устная речь, аккуратность и внимательность.
• Работа в режиме многозадачности, оперативность.